A continuación encontrará el entregable de la competencia "Intervenir (2) en el desarrollo de los programas de mejoramiento organización que se deriven de la función administrativa.", destacando los aportes a la microempresa COMERCIALIZADORA EM LTDA.
Permitir a los equipos intercambiar información con
libertad. La información es importante, ya que cualquier iniciativa exitosa al
respecto se basa en una mejora en la comunicación.
OUTSOURCING
MODELOS GERENCIALES ADMINISTRATIVOS
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Es una herramienta que sirve para organizar y
formalizar los procesos, que debe recorrer la organización para alcanzar las
metas previstas, teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su
entorno.
Es un tipo de planificación táctica que contempla
cuáles son las mejores vías para alcanzar las metas que nos hemos propuesto,
tanto dentro de una organización, mediante la implementación de planes para
obtener objetivos y resultados deseados.
Para poder implementar la planeación estratégica en
la organización se deben seguir una serie de pasos:
Análisis de tu actual situación
En esta primera etapa, se realizará un diagnóstico
del entorno de la organización, tanto el externo como el interno. Para
realizarlo, podemos hacer uso de herramientas como la matriz FODA, en el que se
pongan sobre la mesa las fortalezas y debilidades que presenta la organización
a nivel interno, así como las oportunidades y amenazas detectadas a nivel
externo.
Definición de la visión y misión
de la organización
Una vez identificada la situación actual en la que
se encuentra la organización, mediante el paso primero, a continuación debemos
proceder a adoptar una visión de futuro, en el que definamos dónde vemos a la
organización en el futuro, los valores que la misma quiere adoptar así como
también se definirá la misión de la misma.
Identificación de objetivos y
diseño de estrategias
Con la visión y misión definidas, tenemos claro a
dónde queremos llegar. Estamos, entonces ya, en el momento de poder definir los
objetivos que serán necesarios para dar alcance a la estrategia general
definida o lo que es lo mismo a la visión definida.
Determinación de las
responsabilidades
Para poder llegar a la meta final definida, es
necesario establecer responsabilidades. La estrategias diseñadas, junto con las
acciones necesarias para su consecución así como el presupuesto establecido,
lleva implícito una determinada forma en la que la organización decide cómo
distribuir el capital humano, el tiempo así como el dinero para poder ejecutar
las mismas y lograr los objetivos.
Revisión
La planeación estratégica no es un proceso
estático, que una vez definido, se queda ahí a la espera de ser realizado sin
más, sino que requiere una revisión continua que permita verificar que todo se
está ejecutando de acuerdo a como ha sido definido, para que en caso de no ser
así tomar las medidas oportunas que permitan reconducir hacia la consecución
exitosa de la estrategia.
DOFA
Debilidades
* Espacio pequeño del establecimiento:
ya que se hace un poco difícil
almacenar los productos, así como exhibirlos
* Alta rotación de personal:
Cuando los empleados no cumplen
con sus deberes la empresa opta por reemplazarlos
Oportunidades
* Nuevos distribuidores:
la empresa cuenta con la
capacidad de poder obtener nuevos distribuidores esto hace que la empresa pueda
hacer llegar sus productos a muchos más lugares
* Anticipación a nuevas oportunidades:
la empresa sabe lo que busca, así
como las oportunidades que necesitan
* Altos encargos:
cuando se piden varios productos
para un mismo cliente
Fortalezas
* Personal altamente calificado
La empresa cuenta con un personal
altamente calificado, por esto es que la empresa funciona debidamente
* Músculo financiero:
participación en proyectos así
como la formación de estos
Amenazas
* Competencia desleal de empresas:
en el lugar donde está ubicada la
empresa hay otros establecimientos que comercializan con los mismos productos,
pero EM LTDA se destaca por la calidad de estos.
* Constante cambio de las divisas:
si una divisa sube el producto
para encargo será mucho más caro y así la empresa tendrá un poco de
complicaciones en el área financiera
CALIDAD TOTAL
se puede implementar y aplicar en la empresa COMERCIALIZADORA
EM LTDA siguiendo una serie de pasos tales como:
Toma de decisión: consiste en
analizar seriamente si existe la voluntad de hacer todo lo necesario para
emprender y mantener adecuadamente dicho proceso en la empresa para la
elaboración de un plan de calidad.
Preparación del escenario y
promoción: se debe desarrollar un intenso programa de difusión en la
empresa de los conceptos y filosofía de la calidad como medio de
lograr el compromiso del personal, es conveniente en esta fase efectuar un
diagnóstico de calidad de la calidad.
Implantación de procesos de
mejora para la empresa: en esta fase se pondrá en marcha los procesos de mejora
con la participación de los equipos de mejora, quienes han sido suficientemente
entrenados en técnicas de mejoramiento y de solución de problemas.
Consolidación y optimización
interfuncional: en esta fase se continuará desarrollando los procesos de mejora
y continuará con la capacitación en técnicas de calidad más avanzadas.
También se desarrollará los sistemas y procedimientos con base a las normas ISO
y se continuará con los procesos de mejora manteniendo y perfeccionando la
gestión estratégica.
KAIZEN
¿como implementarlo en la micro empresa EM LTDA?
“Kaizen” proviene de dos ideogramas japoneses;
“Kai” que significa cambio y “Zen” que quiere decir para mejorar. Así, podemos
decir que “Kaizen” es “cambio para mejorar” o “mejoramiento continuo”
se aplica en la empresa para mejorar la
productividad continua de esta en los trabajadores y así optimizar su
producción a la hora de efectuar las múltiples tareas que esta demande se aplica para calidad y/o procesos masivos de
producción.
La meta de nuestra microempresa con este método
(KAIZEN) es mejorar para dar al cliente el mayor
valor agregado, mediante una mejora continua y sistemática de todos los
procesos, capacidades y habilidades que conforman a la microempresa. Otro de
sus principales objetivos es la eliminación de todos los obstáculos que impidan
el uso más rápido, seguro, eficaz y eficiente de los recursos en la empresa.
Para llevar a cabo la
implementación de “Kaizen” en el lugar de trabajo no basta con que los
ejecutivos tengan informes que les notifiquen cual es la situación del lugar de
trabajo, también es necesario que visiten en varias ocasiones el lugar para
evaluar personalmente lo que está pasando y por qué.
Para poder implementar el Kaizen
se debe de seguir los principios tales como:
No aceptar las
ideas preconcebidas. No hay que aceptar algo simplemente porque ahora sea así.
Evaluar cómo
desarrollar determinada actividad, en vez de detallar como no hacerlo.
Nunca retrasar
una actividad relacionada con una propuesta de mejora. Es lo prioritario.
No es
absolutamente necesario hacerlo perfecto. Tiene que funcionar. Poco a poco se
irá mejorando, la mejora desde la utilización es más fácil.
posponer la
corrección de errores.
Encontrar las
ideas en la dificultad.
Buscar la
verdadera causa de los problemas o de los fallos.
Hacer una brain
storming en grupo de personas.
Validar después
de testear. No dar por sentado nada.
La mejora es
constante y no tiene fin.
JUSTO A TIEMPO
El
método de justo a tiempo se fundamenta en la reducción de desperdicios y en la
calidad de la producción y servicio que presta la empresa a través de un
profundo compromiso de todos los integrantes de la empresa, así como, una
buena orientación de sus tareas, está ayudara de una forma a una mayor
productividad
en
relación con la empresa que se está enfrentando por primera vez a la implementación
de un sistema JIT se recomienda la utilización de un proyecto piloto que cumpla
con los siguientes pasos
no debe ser un producto nuevo
el producto debe ser conocido
no se debe escoger un producto que genere
problemáticas
Finalmente
en relación o la metodología de implementarlo se identifican 5 fases
Educación
Distribución
Mejoras en el proceso
Mejoras en el control
La ejecución
BENCHMARKING
Es la herramienta de gestión que
consiste en tomar como referencia los mejores aspectos o prácticas de otras
empresas grandes en el mercado, ya sean competidoras directas o pertenecientes
a otro sector -y, en algunos casos, de otras áreas de la propia empresa-, y
adaptarlos a la propia empresa agregándoles mejoras.
por medio del Benchmarking
competitivo, la cual compara los estándares, con los de otras empresas
competidoras (Centelsa, Philips, Proeléctricos, Procables). Para ver cómo han
funcionado nuevas tecnologías o métodos de trabajo en otras organizaciones
.mediante pruebas de comparación así como investigaciones que nos permitan
conocer todas las ventajas y desventajas de nuestros competidores más directos,
que se trata de enfocar en evaluar los productos, servicios y
procesos de la organización con actividades similares que ha identificado como
las más exitosas de la competencia. Se realiza entre competidores
pertenecientes a un mismo sector o actividad.
El primer paso para aplicar este
sistema consiste en determinar los aspectos que van a ser sometidos a
evaluación, es decir, donde se quiere mejorar y cuáles se tomarán como
referencia de la competencia.
Luego buscar empresas,
emprendimientos o negocios que podrían ser consideradas como competidoras
directas o no, que tengan mejor lo que se quiere mejorar.
El paso siguiente es determinar la
información que se va a recolectar. Una vez que se ha seleccionado las empresas
que se van a analizar se determina la información que se va a recolectar, la
cual sería aquella información relacionada a los aspectos que van a ser
sometidos a benchmarking de las empresas seleccionadas.
A continuación se analiza los
datos recogidos comparando los aspectos de las empresas seleccionadas con los
propios y con los de otras empresas, e identificando los mejores y los que
también se podrían aplicar en la propia empresa.
Identificados ya esos puntos en
que los otros son mejore que nosotros debemos adaptar los mejores aspectos,
agregándoles mejoras.
REINGENIERÍA DEL PENSAMIENTO
La empresa empresa se basa en la
reingeniería ya que está revisa y replantea rediseños de proyectos y/o procesos
de un negocio o un cambio drástico.
Esto se hace con el fin de
alcanzar mejoras espectaculares en el rendimiento de los costos, calidad de los
servicios de productividad y la optimización de las tareas.
Se logra aplicar:
mediante un marco flexible la cual
asegure la transición entre el entorno actual y la situación futura,
abandonando la vieja forma de hacer algún tipo de proceso y rediseñando
nuevos procesos, para alcanzar mejoras dramáticas en medidas de su nivel
de actuación tales como costo, calidad, servicio y tiempo mediante la
planificación estratégica como referencia de la reingeniería de procesos.
DESARROLLO
A ESCALA HUMANA
Es el enfoque de desarrollo
centrado en la satisfacción de las necesidades humanas fundamentales, en
generar niveles amplios de autodependencia y en una articulación orgánica de
humanos, así como de los procesos globales con los locales, de lo personal
con lo social, de la planificación con la autonomía y de la sociedad civil con
el Estado.
Los pilares fundamentales son:
Necesidades, autodependencia y
articulación orgánica, Esos pilares sustentadores se deben apoyar, a su vez, en
una sólida base la cual se construye a partir de la participación de las
personas.
Pero para servir su propósito
sustentador deben, a su vez, apoyarse sobre una base sólida. Esta base se
construye a partir del protagonismo real de las personas, como consecuencia de
privilegiar la diversidad como autonomía de espacios en que el protagonismo sea
realmente posible. Lograr la transformación de la persona objeto en persona
sujeto del desarrollo es, entre otras cosas, un problema de escala; porque no
hay
protagonismo posible en sistemas organizados
jerárquicamente desde arriba hacia.
exige un nuevo modo de interpretar
la realidad. Nos obliga a ver y a evaluar el mundo, las personas y sus
procesos, de una manera distinta de la convencional.
EMPOWERMENT
Es la
capacidad autónoma que debe tener un empleado para poder ejercer sus funciones
sin la supervisión de su mayor.
En
nuestra empresa se puede implementar ya que es una de las grandes problemáticas
con las que contamos; ya que no se cuenta con la suficiente autonomía del
trabajador y eso genera que no podamos progresar y cumplir nuestra
misión.
En la
empresa se debe compartir la información necesaria con todos y las
personas tienen la oportunidad y la responsabilidad de dar lo mejor de sí
consiguiendo empleados más motivados y comprometidos. Todo esto se refleja en
una empresa más eficiente, con mejores resultados y mayor calidad.
Estos
son algunos típs para la implementación:
Analizar al personal, descubrir qué pueden ofrecer,
qué les gusta y en qué son buenos después de ayudarlos a enlazar sus talentos
con los objetivos que se establecen.
Hacer una lluvia de ideas personal. Ponerse en
lugar de los demás o bien buscar la barrera que cada uno enfrenta.
Es el
proceso en el cual una organización contrata a otras empresas externas para que
se hagan cargo de parte de su actividad o producción; Sirve para tener un
aliado a la hora de externalizar servicios.
Al
implementarse el outsourcing en nuestra empresa nos daría un beneficio los
cuales son:
Reducción en sus gastos de servicio y soporte, como
resultado de un presupuesto bien realizado.
Reducción en el riesgo de la pérdida de información
de su empresa debido a la rotación de los empleados.
Debido al contrato, los niveles de servicio y la
medición del servicio logran un alto grado de confiabilidad y
eficiencia.
Con
esta teoría tendremos mayor confiabilidad a la hora de tener subcontrataciones
con otras empresa ya que nos pueden implementar factores positivos para
el cumplimiento de objetivos.
SERVUCCIÓN
Es el
proceso de elaboración de un servicio, es decir, toda la organización de los
elementos físicos y humanos en la relación cliente-empresa, necesaria para la
realización de la prestación de un servicio.
Los elementos de la Servucción son:
Soporte
físico
Personal en
contacto
Clientes
Servicio
Si no hay cliente no puede haber
servucción, lo principal en esta teoría es el cliente, ya que existen
diferentes tipos de clientes, que se debe hacer:
Estudiar el
cliente.
Saber atender al
cliente para cumplir su necesidad.
Saber si el
cliente es: Interno, externo, clientes finales, intermedios.
Se deben manejar las 4 C :
Cliente: Es el más importante de
la empresa, que cuando ingrese salga satisfecho y solucionar todas sus
dudas.
Comodidad: Cuando el cliente
ingresa debe recibir un saludó amable.
Comunicación: Dar ofertas y saber
escuchar al cliente cuál es su necesidad y así satisfacerla.
Costo: el producto se le da valor
pero al servicio varía de la atención brindada.
Al implementar esta teoría nos
ayudaría a:
Ser reconocidos
por tener un buen servicio al cliente.
Que nuestros
productos marquen la diferencia de las demás.
Brindar con
vendedores experimentados a la hora de la verdad del servicio.
GESTIÓN
LOGISTICA
Es la cadena de abastecimiento
desde la compra de la materia prima hasta la satisfacción del consumidor
final. así formalizando un flujo recorrido del producto desde la
fabricación, pasando por todas las etapas de producción, hasta llegar a las
manos del cliente
con esto podemos :
racionar los
puntos de compra,venta
mejorar la
productividad
mejorar el
manejo de los inventarios
eliminar
“cuellos de botella” en tiempo de pedidos y transporte
Al implementar esta teoría
podríamos mejorar el proceso de producción, mejorar la manera de transporte y
almacenaje, costear los precios de manera eficiente,simplificar manejo de
materiales e información.
HOSHIN KANRI
se traduce como “hacer las cosas
bien en el camino correcto, con la orientación adecuada, y aplicando el
control apropiado”, tiene que ver con la capacidad organizacional para
formular, diseñar y ejecutar estrategias a través de la comunicación y publicidad,
con esto se puede lograr la participación
para implementarlo en la empresa
se debe tener en cuenta lo siguiente:
comunicación y
despliegue del plan
apropiación del
tema por área de trabajo
entender las
dificultades y observar, analizar cada una de ellas
con estos la empresa se beneficia
con la mejora de grupos de trabajo interfuncionales, con la integración de
metas y un proceso de aprendizaje permanente
PROSPECTIVA
una herramienta de apoyo a la
estrategia y de observación del entorno a largo plazo que tiene como objetivo
la identificación temprana de aquellos aspectos y tecnologías que pueden tener
un gran impacto.
Contar con una filosofía de
empresa y una visión orientadora es vital para las organizaciones
contemporáneas por los constantes cambios en el entorno altamente cambiante y
competitivo, por lo cual se debe preparar conjuntamente para los cambios
futuros, debe anticiparse, adaptarse a aquellas situaciones que se presentan.
Para aplicar la prospectiva en la
organización el primer paso en la utilización de esta herramienta consiste en
simular escenarios, un escenario es un ejercicio que permite imaginar y
visualizar las diferentes opciones y alternativas que se presentan en un
proceso de planificación.
Escenario
Optimista
Aquí se debe plantear el
desarrollo de tu negocio de la forma más optimista, las mejores condiciones
para iniciar, los tiempos más óptimos, debes proyectar los mejores volúmenes de
ventas y con los precios más convenientes que puedes dar. También se debe
plantear qué riesgos podrían presentarse y las posibles salidas en el proceso
de tal manera que las cosas salgan lo mejor posible.
Escenario
Pesimista
Contrario al anterior, acá se debe
describir lo peor que podría pasar si las cosas no salieran bien, qué problemas
podrían surgir en la producción, que riesgos inminentes se pueden encontrar,
qué ocurriría si tus ventas no son las esperadas o si la gente no gusta de tus
productos o servicios y cómo se podrían resolver.
Escenario
Probable
Luego de haber elaborado los dos
anteriores, se debe plantear un escenario llamado probable y que tiene que ver
con encontrar el equilibrio ideal entre lo mejor que te puede ocurrir y lo
peor.
para dar la estructura correcta al
planteamiento de los escenarios se debe tener en cuenta los siguientes puntos:
Situación del punto de partida
¿cómo comenzar?
Trayectoria futura ¿qué hacer
después?
Posibles situaciones de riesgo
¿qué podría salir mal?
Horizontes de tiempo (corto,
mediano y largo plazo)
Resultados probables ¿a dónde
llegaré?
MODELO
DEL SISTEMA VIABLE
El MVS (modelo del sistema viable)
es el que permite diseñar y/o diagnosticar la forma como opera la organización
y como esta se relaciona con su medio ambiente político, con organizaciones
afines, y con la población a la cual brinda sus productos.
Entre sus seis componentes, la
organización toma como punto de referencia el Entorno que es el sector
económico en el que se encuentra, los factores sociales que la
condiciona; las circunstancias económicas y políticas que la rodean,
además nuestra microempresa cuenta con una politicas organizacionales ‘’QUE
HACER ACTUAL’’ que son las que ayudan a materializar la actividades
primarias de la organización. Por otra parte, está filtra la variedad
divisional haciendo que la tarea de quienes representan la función de cohesión
sea más aliviada ( Ej: Procedimientos administrativos, políticas de
personal).
Nuestra microempresa cuenta
también, con lo que es denominado FUNCIÓN DE CONTROL, que es ¿se está haciendo
el ‘’que hacer actual? Ej: ¿el rendimiento de las divisiones es acorde a
su capacidad funcional de la organización? y este tipo de función es denominada
de control, ya que sistema de monitores como lo son: auditorías, evaluación de
cargos y trabajo, control de calidad, etc.
un segundo tipo de función que
implementa la microempresa es la FUNCIÓN DE INTELIGENCIA, ya que, se preocupa
del entorno de la misma y de su desarrollo a futuro y por último implementa la
FUNCIÓN POLÍTICA ya que intenta establecer un adecuado equilibrio entre
el ‘’ que hacer correcto’’ y ‘’que hacer actual’’ de la organización, también
le interesa lograr una adecuada adaptación entre la complejidad del medio
ambiente y la complejidad interna de la organización.
Así se puede evidenciar que la
organización implementa todos y cada uno de los componentes del MSV, de esta
manera se brinda al personal que labora en la organización un grupo de
herramientas que les permitirá realizar un análisis de las dificultades que ha
presentado la organización, los actuales obstáculos, las potencialidades y las
oportunidades de la misma.
GERENCIA
DEL CONOCIMIENTO
Esta estrategia puede definirse
como un conjunto de dinámicas, procesos y sistemas de aprendizaje que
desarrollan de forma significativa el capital intelectual con el objetivo de
generar ventajas competitivas.
Para aplicar la gerencia de
conocimiento en la organización se debe de tener en cuenta algunos elementos
que la componen:
Gestión de
habilidades
Esta es una de las bases para los
nuevos modelos estratégicos de recursos humanos, se trata de analizar los
objetivos de la compañía para definir a partir de ellos los conocimientos,
aptitudes y actitudes que deben tener los integrantes de la organización.
Aprendizaje de
la empresa
Se trata de fomentar el
aprendizaje colectivo y crear un ambiente propicio para la experimentación y la
innovación constantes.
Educación
corporativa
Se trata de cursos y talleres
dentro o fuera de la empresa hacia el personal de la organización.
Gestión de la
información
Es un proceso basado en la
tecnología que permite organizar y dirigir la información para establecer un
flujo entre aquellos que la necesitan para tomar mejores decisiones.
Inteligencia
competitiva
Con el objetivo de identificar
oportunidades y anticipar riesgos, se debe mantener un monitoreo de mercado
constante para saber qué tan actualizada se encuentra la empresa a nivel de
conocimiento y estrategia.
PROBLEMA
EMPOWERMENT - EMPODERAMIENTO
En términos sencillos y prácticos
el empowerment es una técnica o herramienta que se basa en
otorgar o transmitir poder, autoridad y autonomía a los
empleados para que puedan decidir sobre su propio trabajo y encuentren menos
barreras en la ejecución de mejoras, solución de conflictos, o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u
obtener la aprobación de sus superiores Es importante resaltar que al delegar
cada una de estas habilidades los trabajadores se sienten más reconocidos,
considerados y, por supuesto, más útiles. Como consecuencia, ganan en
autoestima y se sienten mucho más motivados y comprometidos con la empresa, lo
que, sin duda, mejora la productividad.También
se puede decir que es el liderazgo que se desarrolla a las personas la capacidad
autónoma de su desempeño y demostrar la habilidad de asumir sus riesgos.
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Se realiza esta problemática enfocada al
modelo “empowerment” ya que nuestra microempresa no cuenta con la
suficiente capacidad autónoma de los trabajadores en cada una de las
responsabilidades asignadas en el área de trabajo. Si no que por el
contrario necesitan de que alguno de los supervisores esté encima de
ellos, por lo cual en el momento que esto no suceda la productividad de cada
uno de ellos empieza a decaer y empiezan a ser notorias las falencias en
cada área de trabajo, esta problemática es una de las más destacadas de
nuestra microempresa por lo cual es el factor clave a analizar y
fortalecer para poder darle un valor agregado a nuestra
microempresa.
OBJETIVOS
Objetivo general: Concientizar y motivar a los
trabajadores para que así ellos logren mejorar su productividad autónoma en el
puesto de trabajo ya que se refleja la falencia en cada una de estas áreas,
brindándoles motivación a cada uno de los trabajadores para que puedan cumplan
con lo requerido y así mismo obtendrán su recompensa.
Objetivos específicos:
Realizar convocatorias a personal
que se destaquen por su capacidad autónoma de trabajo
Dar a conocer el conocimiento
previo a los trabajadores para así se les facilite el trabajo autónomo.
Brindar a los egresados apoyo en
los procesos de la organización mediante estrategias y/o mejoras.
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